Esta Política de Privacidad describe la forma en que Fernando Sedeño Gómez trata la información personal recopilada de los usuarios (en adelante “Usuarios”) cuando utilizan el sistema interno de denuncias (en adelante, el “Canal de Denuncias”).

Fernando Sedeño Gómez está comprometido con el respeto de la privacidad y la seguridad de los datos personales, comprometiéndose a utilizarlos de acuerdo con sus responsabilidades legales y de conformidad con el Reglamento (UE 2016/679) General de Protección de Datos (en adelante, el “RGPD”) y el resto de la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Identificación del responsable del tratamiento

A continuación, se detallan los datos identificativos del responsable del tratamiento de los datos personales facilitados a través del Canal de Denuncias.

Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. ha contratado los servicios del proveedor tecnológico Fernando Sedeño Gómez con domicilio social en Calle Elfo nº 78-A, 28027, Madrid como encargado del tratamiento para llevar a cabo en su nombre la implementación técnica del Canal de Denuncias. La plataforma garantiza el cumplimiento de los más altos estándares en protección de datos y seguridad de la información, asegurando la independencia, confidencialidad y el secreto de las comunicaciones del Canal de Denuncias.

Datos personales recabados a través del Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias se puede utilizar sin necesidad de proporcionar ningún dato personal. Sin embargo, los Usuarios pueden voluntariamente identificarse y facilitar datos personales en su comunicación, en particular, información acerca de su identidad como su nombre, apellidos, país, número de teléfono o dirección de correo electrónico.

Fernando Sedeño Gómez solicitará ni tratará, de manera expresa, ninguna categoría especial de datos personales como, por ejemplo, información sobre el origen racial o étnico, convicciones religiosas o ideológicas, afiliación sindical u orientación sexual. No obstante, debido a que hay campos de texto libres del formulario de registro, los Usuarios podrían comunicar voluntariamente esas categorías especiales.

En tales casos, cuando en las comunicaciones, o durante la investigación se obtengan datos personales de categorías especiales o la información aportada fuera falsa, inexacta o no fuera relevante para la investigación, Fernando Sedeño Gómez procederá a su inmediata supresión del Canal de Denuncias, y en ningún caso será registrada en los sistemas de Fernando Sedeño Gómez.

Todos los datos de carácter personal recabados a través del Canal de Denuncias serán incorporados en bases de datos responsabilidad de Fernando Sedeño Gómez y debidamente inscrito en el Registro de Actividades del Tratamiento de la empresa.

Finalidad y base jurídica del tratamiento

El Canal de Denuncias permite a los Usuarios ponerse en contacto con Fernando Sedeño Gómez y comunicar cualquier conocimiento, o mera sospecha, de violación de cumplimiento, conducta inadecuada, no ética o infracción de la normativa vigente.

Los datos personales facilitados a través del Canal de Denuncias, o en el marco de la investigación, serán tratados con la finalidad de analizar los hechos comunicados e investigar las posibles infracciones de cumplimiento que pudieran derivarse, como infracciones de las políticas internas de Fernando Sedeño Gómez o de la ley.

Además, cuando el informante aportase sus datos identificativos en la comunicación, Fernando Sedeño Gómez podrá tratar los datos facilitados para contactar con el informante, hacer seguimiento de los hechos y/o solicitar más información si fuera preciso. Se garantizará en todo momento la confidencialidad de la información y de la identidad del informante.

El tratamiento de los datos personales se encuentra legitimado en el cumplimiento de las obligaciones legales (artículo 6.1. c) RGPD) aplicables a Fernando Sedeño Gómez, así como, según el caso, en el cumplimiento de una misión realizada en interés público (artículo 6.1.  e) RGPD) con el fin de prevenir y detectar posibles incumplimientos. Asimismo, el tratamiento de las categorías especiales de datos personales que puedan aportarse se podrá realizar por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD.

Únicamente serán tratados aquellos datos que resulten estrictamente necesarios para los fines descritos. La información recabada por error o no fuera relevante para la investigación, será debidamente suprimida y eliminada del Canal de Denuncias.  

Adicionalmente, los datos e información recabada a través del Canal de Denuncias podrán ser tratados, de manera anonimizada, con fines estadísticos para conocer y dejar evidencia del funcionamiento del mismo. En ningún caso los datos personales serán tratados para otros fines distintos a los descritos en la presente Política de Privacidad, salvo expreso consentimiento de los Usuarios.

Seguridad de los datos personales

Fernando Sedeño Gómez se preocupa por garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los Usuarios. Para ello, se toman las medidas técnicas, físicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales del uso indebido, la destrucción, pérdida, alteración, divulgación, adquisición o acceso accidental, ilegal o no autorizado, exigidas de conformidad con lo establecido en el RGPD y la normativa vigente en materia de protección de datos.

Asimismo, el proveedor de la plataforma del Canal de Denuncias mantiene unas medidas técnicas apropiadas para garantizar la protección de datos y la confidencialidad de la información recabada.

Las comunicaciones remitidas a través del Canal de Denuncias se realizan a través de una conexión cifrada. Cuando los Usuarios utilicen la plataforma del Canal de Denuncias, su dirección IP y ubicación actual no se almacenarán en ningún momento.

Confidencialidad y anonimato

Todas las comunicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad y serán asignadas a un código aleatorio generado por el Canal de Denuncias para velar por la privacidad del informante. Se garantiza así la confidencialidad de la información tratada, la identidad de los Usuarios y de la persona a la que se refieran los hechos.

Las medidas técnicas implementadas en el Canal de Denuncias garantizan, asimismo si se desea, el anonimato de los Usuarios. En todo momento, los datos e identidad de los Usuarios se mantendrán reservados, no siendo comunicados a terceros distintos al Comité de Cumplimiento o personas responsables de la investigación.

Los Usuarios pueden configurar un buzón de comunicación seguro a través del Canal de Denuncias ya que después de enviar el mensaje, los Usuarios recibirán los datos de acceso al buzón de comunicación seguro para seguir comunicándose con Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L.de forma segura y privada, y hacer seguimiento del caso.

La documentación adjuntada junto con la comunicación será procesada por el Canal de Denuncias con el fin de eliminar automáticamente, antes de proceder a su registro, cualquier tipo de información contextual o metadatos que pudieran identificar al Usuario (ej. información sobre autor, fecha, dirección IP, etc.).

Comunicación de datos personales

Los datos personales no serán comunicados a terceros externos a Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L.. salvo que resulte necesario para el cumplimiento de una obligación legal o el correcto curso de la investigación.

Los datos almacenados solo podrán ser inspeccionados por las personas específicamente autorizadas para ello dentro de la empresa y, en particular, el Comité de Cumplimiento y las personas responsables de la investigación. Todas las personas autorizadas para inspeccionar la denuncia están obligadas expresamente a mantener la confidencialidad.

Asimismo, es posible que los datos personales puedan ser proporcionados a despachos de abogados, autoridades competentes o juzgados y tribunales para el cumplimiento de una obligación legal o atender un requerimiento de la autoridad.

En caso de que fuera necesario transferir los datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) se garantizará un nivel de protección adecuado a los datos transferidos y se adoptarán, de conformidad con el RGPD, las salvaguardas apropiadas como la firma de Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Todas las comunicaciones de datos siempre se llevarán a cabo en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y, en particular, el RGPD.

Conservación de los datos

Los datos personales e información recibida solo serán conservados en el Canal de Denuncias durante el periodo estrictamente necesario para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación en relación con los hechos comunicados.

Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L.. procederá a la inmediata supresión de aquellos datos personales que no fuesen necesarios para la investigación, hubieran sido recabados por error o se tratasen de categorías especiales de datos. Asimismo, si se acreditara que la información o datos proporcionados no son veraces, se eliminarán y suprimirán inmediatamente del Canal de Denuncias. No obstante, estos datos podrán conservarse en caso de que la falta de veracidad pudiera constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario en el que se tramite el procedimiento judicial.

En todo caso, transcurridos tres (3) meses desde la recepción de la comunicación a través Canal de Denuncias sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, los datos serán debidamente suprimidos. No obstante, podrán conservarse anonimizados con el fin de dejar evidencia del funcionamiento del mismo. En ningún caso los datos personales obtenidos a través del Canal de Denuncias o durante el curso de la investigación podrán conservarse por un período superior a diez (10) años.

Derechos de protección de datos

En cualquier momento los Usuarios pueden ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos en los términos previstos en la normativa vigente.

Cuando hubiera sido recabado expresamente, los Usuarios tienen asimismo el derecho a retirar su consentimiento. La retirada de su consentimiento no afectará a la legalidad del tratamiento llevado a cabo por Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. sobre la base de ese mismo consentimiento antes de ser retirado.

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman a Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. a continuar con el tratamiento de sus datos personales en el marco de la investigación. En estos casos, Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. informará debidamente al afectado sobre los motivos de desestimación de su petición.

Tras el ejercicio por parte de los Usuarios de algunos de los citados derechos, y durante el tiempo de verificación por parte de Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L., los datos permanecerán bloqueados mientras se comprueban ciertas circunstancias de los mismos, no pudiendo Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L.suprimir o tratar dichos datos.

Para el ejercicio de cualesquiera de los derechos descritos, los Usuarios deberán contactar con Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. a través de la dirección de correo electrónico Fernando Sedeño Gómez indicando en el contenido de su solicitud el concreto derecho que desea ejercitar.

Finalmente, en caso de no haber visto debidamente atendida su solicitud, los interesados podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, como autoridad de control competente, a través de www.aepd.es 

Contacto

Los Usuarios pueden dirigir sus preguntas acerca del uso de sus datos personales o sobre la presente Política de Privacidad, así como contactar con el responsable de privacidad de Gexes Consultores y Asesores de Empresa, S.L. enviando un correo electrónico a fsedeno@solucionnormativa.com